กรอกกระดาษแล้วต้องคีย์ลง Excel ซ้ำ ตัดขั้นตอนนี้ออกยังไง

บทความนี้จะยกตัวอย่างธุรกิจที่ยังใช้กระดาษบันทึกข้อมูลอยู่ เพื่อให้เห็นภาพว่าบางปัญหาไม่ได้ต้องการเครื่องมือที่ซับซ้อนที่สุด แต่ต้องการเครื่องมือที่ตรงกับปัญหามากที่สุดครับ

ลองนึกภาพธุรกิจที่ต้องใช้กระดาษในการบันทึกข้อมูล แล้วกำลังเจอปัญหาว่ากว่าจะเอาข้อมูลไปใช้ต่อได้ต้องใช้เวลานาน เพราะติดอยู่ที่ขั้นตอนเดียวคือ

รอพนักงานบันทึกข้อมูลจากกระดาษลง Excel

ถ้าธุรกิจของคุณมีกระดาษในปริมาณที่น้อย คงไม่ได้เจอปัญหาแบบนี้ครับ แต่ถ้าเป็นธุรกิจโรงงานที่ต้องบันทึกข้อมูลการผลิตจากหน้างาน และมีข้อมูลที่ต้องบันทึกในทุกๆ วัน กว่าจะได้ข้อมูลส่วนนี้ไปใช้ต่อก็ต้องใช้เวลามากกว่า 1 วันครับ

🧭 กว่าข้อมูลจากหน้างานจะไปถึง Excel

โดยปกติแล้วการทำงานจะมีขั้นตอนประมาณนี้ครับ

ในขั้นตอนการบันทึกแบบฟอร์ม พนักงานจะทำเมื่อจบการทำงานของวันนั้นๆ ทำให้ในขั้นตอนที่แอดมินต้องบันทึกลง Excel จะเริ่มทำงานได้เมื่อเข้างานวันถัดไป และกว่าพนักงานคนนี้จะบันทึกข้อมูลทั้งหมดเสร็จ ก็ต้องใช้เวลาไม่ต่ำกว่า 1 ชั่วโมงครับ

ช่องว่างของเวลาตรงนี้ ทำให้ธุรกิจของคุณไม่มีข้อมูลล่าสุดในการตัดสินใจ ไม่ว่าจะเป็น

• รายการผลิตของเมื่อวาน เพื่อใช้ในการวางแผนการผลิตของวันนี้
• รายงานภาพรวมการทำงานทั้งหมด ลองคิดภาพว่าถ้าวันนี้มีแค่ไม่กี่แบบฟอร์ม แอดมินก็พอแบ่งเวลามานั่งกรอกได้อยู่ครับ แต่ถ้าโรงงานเดินเครื่องเพิ่ม หรือมีสินค้าหลายรายการมากขึ้น แบบฟอร์มก็กองเพิ่มขึ้นทุกวัน เวลาที่ใช้กรอกก็มากขึ้นทำให้ต้องเสียเวลากับงานซ้ำๆ แบบนี้

พอเห็นการทำงานแบบนี้แล้ว ถ้าปัญหาเป็นแบบนี้พวกคุณจะเลือกใช้ AI หรือ Automation กันครับ

🤖 ถ้าเลือกใช้ AI กับปัญหานี้

พอเจอปัญหาแบบนี้ หลายคนมักนึกถึง AI เป็นอย่างแรก เพราะเป็นเครื่องมือที่กำลังเป็นกระแสและฟังดูเหมือนจะแก้ได้ทุกอย่าง แต่ลองมาดูกันครับว่าถ้าเอา AI มาใช้จริงกับเคสนี้จะเกิดอะไรขึ้น

ถ้าเลือก AI ก็ต้องทำให้ AI เข้าใจลายมือของพนักงานทุกคนในบริษัท และก็ต้องให้แอดมินเป็นคนถ่ายรูปจากกระดาษให้เป็นรูปภาพ เพื่อส่งให้ AI วิเคราะห์แบบ OCR

ซึ่งเหมือนเป็นการเพิ่มงานให้แอดมินคนนี้มากกว่าครับ เพราะจากเดิมเขาแค่อ่านแล้วกรอกลง Excel แต่ต้องมานั่งถ่ายรูปส่งให้ AI ทีละใบ

จริงๆ แล้ว AI จะเหมาะมากถ้าปัญหาที่เจอต้องใช้การวิเคราะห์หรือตีความ แต่เคสนี้เป็นแค่การย้ายข้อมูลที่มีขั้นตอนที่ชัดเจนอยู่แล้ว การดึง AI เข้ามาเลยเหมือนเอาเครื่องมือที่ใหญ่เกินความจำเป็นมาใช้ครับ

สุดท้ายการนำ AI เข้ามาก็กลายเป็นปัญหาของธุรกิจนี้แทน

🧩 เปลี่ยนขั้นตอนการทำงานนี้ด้วย Automation

ผมจะเลือกใช้ Automation โดยการออกแบบขั้นตอนการทำงานแบบนี้ครับ

1. การกรอกข้อมูลแทนที่ด้วย Automation จากเดิมที่พนักงานต้องจดลงกระดาษ ให้เปลี่ยนมาใส่แบบฟอร์มออนไลน์ที่ทำไว้แทน

2. ข้อมูลแบบฟอร์มแทนที่ด้วย Automation จากนั้นเราจะนำข้อมูลจากข้อ 1 ไปใช้ต่อได้ทันที ไม่ว่าจะเป็นการนำไปสร้างรายงานสรุป หรือการวิเคราะห์อัตราการผลิตของแต่ละสินค้า

เพียงเท่านี้เราก็จะตัดขั้นตอนที่แอดมินต้องนั่งกรอกข้อมูลลง Excel ออกไป เพราะเราจะนำข้อมูลจากแบบฟอร์มออนไลน์ที่พนักงานผลิตเป็นคนบันทึกมาใช้ต่อได้ทันที

และเปลี่ยนแอดมินเป็นคนตรวจสอบว่าข้อมูลที่บันทึกเข้ามา มีส่วนไหนที่ขาดไปหรือเปล่าแทนครับ

📎 อ่านเพิ่มเติมเรื่องความแตกต่างระหว่าง AI กับ Automation ได้ในบทความ AI กับ Automation ต่างกันยังไง?

🎯 สรุป

พอเปลี่ยนมาใช้แบบฟอร์มออนไลน์ ข้อมูลการผลิตก็พร้อมใช้ตั้งแต่ตอนที่พนักงานกรอกที่หน้างาน ไม่ต้องรอข้ามวันเหมือนเดิม หัวหน้าก็เอารายการผลิตของเมื่อวานไปวางแผนการผลิตของวันนี้ได้ทันที

บางครั้งปัญหาที่เจออยู่อาจจะไม่ต้องแก้ไขด้วยเครื่องมือที่กำลังเป็นกระแสเสมอไป แต่จะเป็นการใช้เครื่องมือง่ายๆ ที่เหมาะกับปัญหาที่เรากำลังเจออยู่แทนครับ

ถ้าธุรกิจของคุณมีงานที่ต้องทำซ้ำๆ แบบนี้อยู่ แล้วอยากรู้ว่า AI Automation จะเข้าไปช่วยตรงไหนได้บ้าง ทักมาเล่าปัญหาให้ Box Automation ฟังได้เลยครับ เราช่วยวิเคราะห์การทำงานและวางแผนให้เหมาะกับธุรกิจของคุณครับ