ลองนึกภาพว่าคุณเป็นเจ้าของธุรกิจ ช่วง 1-2 ปีที่ผ่านมาคุณได้ยินทุกวันว่า AI กับ Automation ช่วยให้ธุรกิจทำงานเร็วขึ้น ใช้คนน้อยลง คุณเองก็อยากใช้ แต่พอเปิดคอมขึ้นมาจริงๆ คำถามแรกที่เจอคือ แล้วจะเริ่มจากตรงไหน
ก่อนอ่านต่อ ผมอยากให้คุณลองตอบคำถามนี้ในใจสักครู่ครับ
ในธุรกิจของคุณ มีงานไหนบ้างที่พนักงานทำแบบเดิมซ้ำๆ ทุกวัน
ถ้าตอบได้ทันที คุณมาถูกทางแล้ว ถ้ายังนึกไม่ออก ไม่เป็นไรครับ บทความนี้จะพาไปหาคำตอบทีละขั้น
ส่วนเรื่องความต่างระหว่าง AI กับ Automation ผมจะไม่ลงรายละเอียดซ้ำในบทความนี้ เพราะทั้งสองอย่างเป็นแค่เครื่องมือที่เอามาแก้ปัญหาบางอย่างเท่านั้น ใครอยากเข้าใจให้ชัดก่อน แนะนำให้ไปอ่านบทความ AI กับ Automation ต่างกันยังไง? ที่ผมเคยเขียนไว้ครับ
🚧 ความเข้าใจผิดที่ทำให้หลายธุรกิจเริ่มไม่ได้
ความเข้าใจที่ผมเจอบ่อยที่สุดคือ ให้ AI ทำแทนทุกอย่างในธุรกิจไปเลย
ฟังดูมีเหตุผลนะครับ เพราะเราเห็น AI ตอบคำถามได้ เขียนได้ วิเคราะห์ได้ ก็เลยคิดว่าโยนงานทั้งก้อนให้มันแล้วจบ
แต่ในความเป็นจริงมันไม่ได้เป็นแบบนั้นครับ ผมได้มีโอกาสเป็นที่ปรึกษาเรื่อง AI Automation ให้ธุรกิจทั้งขนาดเล็ก กลาง และใหญ่ แต่ละธุรกิจใช้ AI Automation ต่างกันหมด แต่สิ่งที่เหมือนกันในทุกธุรกิจที่ทำสำเร็จ คือพวกเขามีขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจนก่อน แล้วค่อยเอาเครื่องมือมาใส่
ถ้าวันนี้คุณยังเล่าไม่ได้ว่างานชิ้นหนึ่งทำอย่างไรทีละขั้น ผมไม่อยากแนะนำให้คุณรีบใช้ AI ขนาดนั้นครับ และถ้าคุณยังยืนยันว่าอยากให้ AI ทำแทนทุกอย่าง บทความนี้อาจจะข้ามไปเลยก็ได้ครับ
🔁 มองหาสัญญาณว่าถึงเวลาแล้ว
แล้วเมื่อไหร่ถึงควรเริ่ม คำตอบของผมคือ เมื่อคุณเริ่มมองเห็นการทำซ้ำในขั้นตอนการทำงานของธุรกิจตัวเอง
ในหลายบทความที่ผ่านมา ผมมักเริ่มจากการเล่า Manual Process ก่อนเสมอ ว่าตอนนี้เราทำงานกันอย่างไร เพราะลำดับมันเป็นแบบนี้ครับ
- Manual Process คือขั้นตอนที่คนทำอยู่ตอนนี้
- Repeat Manual Process คือขั้นตอนเดิมที่คนทำซ้ำได้เหมือนกันทุกครั้ง
- AI Automation Process คือขั้นตอนที่ทำซ้ำได้นั้น แต่เปลี่ยนให้เครื่องมือทำแทนคน
จุดที่หลายคนพลาดคือกระโดดจากข้อ 1 ไปข้อ 3 เลย โดยข้ามข้อ 2 ไป ทั้งที่ข้อ 2 คือหัวใจของเรื่องนี้ครับ
🧱 ลองทำให้กระบวนการทำงานปัจจุบันทำซ้ำได้
ส่วนนี้เป็นเนื้อหาหลักของบทความครับ ผมจะพาทำทีละขั้น พร้อมตัวอย่างประกอบ
ขั้นแรก ถามคนที่ทำงานนั้นจริงๆ ว่ามีขั้นตอนอย่างไร และแต่ละขั้นทำไมถึงทำแบบนั้น เพราะทุกขั้นตอนมีเหตุผลของมันเสมอ อย่าเดาเอาเองจากที่นั่งของเจ้าของครับ
ขั้นที่สอง เอาขั้นตอนที่ได้มาวาดเป็นแผนภาพ แบบไหนก็ได้ที่คุณดูแล้วเข้าใจง่าย พนักงาน 1 คนมักมีหลายกระบวนการในมือ พอวาดออกมาคุณอาจจะเห็นเลยว่ามีขั้นตอนบางอย่างซ้ำกันอยู่ในหลายกระบวนการของคนเดียวกัน
ขั้นที่สาม ตรวจว่าขั้นตอนนั้นทำซ้ำได้จริงไหม ลองดูตัวอย่างนี้ครับ สมมติว่าวันนี้มีขั้นตอนการทำงานแบบนี้
คุณถามพนักงานว่า ถ้ามี A เข้ามา 100 ครั้ง ทุกครั้งจะทำ B แล้ว C แล้ว D แบบนี้เลยใช่ไหม
ถ้าตอบว่าใช่ แปลว่ากระบวนการนี้ทำซ้ำได้ จบครับ
แต่ส่วนใหญ่จะได้คำตอบว่า ไม่ครับ ถ้า A เข้ามาแล้วมีบางอย่างเป็นแบบนี้ ต้องแวะไปทำอีกขั้นก่อน พอได้คำตอบแบบนี้ คุณก็เอาเงื่อนไขนั้นใส่ลงไปในแผนภาพ
แล้วถามคำถามเดิมอีกรอบ ถ้าเปลี่ยนเป็นแบบนี้แล้ว ทุกครั้งที่ A เข้ามาจะได้ขั้นตอนแบบนี้ใช่ไหม ถ้าใช่ก็จบ ถ้ายังไม่ใช่ ก็เพิ่มเงื่อนไขแล้วถามซ้ำไปเรื่อยๆ จนกว่าจะได้คำว่าใช่ครับ
ก่อนไปส่วนถัดไป ลองหยิบงานหนึ่งอย่างในธุรกิจของคุณมาวาดตามตัวอย่างนี้ดูครับ แล้วถามตัวเองว่า ถ้างานชิ้นนี้เข้ามา 100 ครั้ง ขั้นตอนเหมือนกันทั้ง 100 ครั้งไหม ถ้ายังตอบไม่ได้ แปลว่ายังมีเงื่อนไขที่คุณยังไม่รู้ซ่อนอยู่
🔧 ลองเลือกเครื่องมือให้ตรงกับแต่ละขั้นตอน
พอได้กระบวนการที่ทำซ้ำได้แล้ว ขั้นสุดท้ายคือเลือกเครื่องมือ จะเป็น AI หรือ Automation ก็ได้ ขอแค่เหมาะกับปัญหาของขั้นตอนนั้น ไม่ต้องใช้เครื่องมือเดียวกันทั้งกระบวนการครับ
กลับไปดูแผนภาพเดิม
- จาก A ไป B เป็นขั้นตอนที่ไม่ต้องวิเคราะห์อะไร แค่ทำตามลำดับ ส่วนนี้ใช้ Automation มาทำแทนคน
- จาก B ไป C มีการตัดสินใจว่า ถ้าเจอบางอย่างต้องไป B1 ก่อน ถ้าไม่เจอก็ไป C ได้เลย ส่วนนี้ต้องวิเคราะห์ เราอาจใช้ AI มาทำแทนคน
หลักคิดง่ายๆ คือ ขั้นตอนไหนทำตามลำดับที่กำหนดได้เลย ใช้ Automation ขั้นตอนไหนต้องดูเงื่อนไขแล้วตัดสินใจ ค่อยใช้ AI
และเพราะเราทดสอบกระบวนการมาแล้วว่าทำซ้ำได้ ทุกครั้งที่ A หรือ B เข้ามาแล้วผ่านขั้นตอนที่เราวางไว้ ผลลัพธ์ที่ได้ก็ต้องเหมือนกับที่พนักงานทำเองครับ
🎯 สรุป
การเริ่มใช้ AI Automation ในธุรกิจไม่ได้เริ่มจากการเลือกเครื่องมือ แต่เริ่มจากการเข้าใจกระบวนการทำงานปัจจุบันของคนในทีม ถามให้รู้ว่าทำอะไร ทำไม วาดออกมาให้เห็น แล้วทดสอบด้วยคำถามเดียวว่า ถ้าเข้ามา 100 ครั้ง ทำเหมือนกันทั้ง 100 ครั้งไหม พอได้คำตอบว่าใช่ กระบวนการนั้นถึงพร้อมให้เครื่องมือเข้ามาทำแทน
ขั้นตอนที่ไม่ต้องคิดให้ Automation ทำ ขั้นตอนที่ต้องตัดสินใจตามเงื่อนไขค่อยให้ AI ทำ แล้วผลลัพธ์จะออกมาเหมือนที่พนักงานทำเองทุกครั้ง
กระบวนการที่ทำซ้ำได้เหมือนเดิมทุกครั้ง คือจุดเริ่มต้นของ AI Automation ในธุรกิจ
