จะเริ่มใช้ AI Automation ในธุรกิจได้ยังไง?

ลองนึกภาพว่าคุณเป็นเจ้าของธุรกิจ ช่วง 1-2 ปีที่ผ่านมาคุณได้ยินทุกวันว่า AI กับ Automation ช่วยให้ธุรกิจทำงานเร็วขึ้น ใช้คนน้อยลง คุณเองก็อยากใช้ แต่พอเปิดคอมขึ้นมาจริงๆ คำถามแรกที่เจอคือ แล้วจะเริ่มจากตรงไหน

ก่อนอ่านต่อ ผมอยากให้คุณลองตอบคำถามนี้ในใจสักครู่ครับ

ในธุรกิจของคุณ มีงานไหนบ้างที่พนักงานทำแบบเดิมซ้ำๆ ทุกวัน

ถ้าตอบได้ทันที คุณมาถูกทางแล้ว ถ้ายังนึกไม่ออก ไม่เป็นไรครับ บทความนี้จะพาไปหาคำตอบทีละขั้น

ส่วนเรื่องความต่างระหว่าง AI กับ Automation ผมจะไม่ลงรายละเอียดซ้ำในบทความนี้ เพราะทั้งสองอย่างเป็นแค่เครื่องมือที่เอามาแก้ปัญหาบางอย่างเท่านั้น ใครอยากเข้าใจให้ชัดก่อน แนะนำให้ไปอ่านบทความ AI กับ Automation ต่างกันยังไง? ที่ผมเคยเขียนไว้ครับ

🚧 ความเข้าใจผิดที่ทำให้หลายธุรกิจเริ่มไม่ได้

ความเข้าใจที่ผมเจอบ่อยที่สุดคือ ให้ AI ทำแทนทุกอย่างในธุรกิจไปเลย

ฟังดูมีเหตุผลนะครับ เพราะเราเห็น AI ตอบคำถามได้ เขียนได้ วิเคราะห์ได้ ก็เลยคิดว่าโยนงานทั้งก้อนให้มันแล้วจบ

แต่ในความเป็นจริงมันไม่ได้เป็นแบบนั้นครับ ผมได้มีโอกาสเป็นที่ปรึกษาเรื่อง AI Automation ให้ธุรกิจทั้งขนาดเล็ก กลาง และใหญ่ แต่ละธุรกิจใช้ AI Automation ต่างกันหมด แต่สิ่งที่เหมือนกันในทุกธุรกิจที่ทำสำเร็จ คือพวกเขามีขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจนก่อน แล้วค่อยเอาเครื่องมือมาใส่

ถ้าวันนี้คุณยังเล่าไม่ได้ว่างานชิ้นหนึ่งทำอย่างไรทีละขั้น ผมไม่อยากแนะนำให้คุณรีบใช้ AI ขนาดนั้นครับ และถ้าคุณยังยืนยันว่าอยากให้ AI ทำแทนทุกอย่าง บทความนี้อาจจะข้ามไปเลยก็ได้ครับ

🔁 มองหาสัญญาณว่าถึงเวลาแล้ว

แล้วเมื่อไหร่ถึงควรเริ่ม คำตอบของผมคือ เมื่อคุณเริ่มมองเห็นการทำซ้ำในขั้นตอนการทำงานของธุรกิจตัวเอง

ในหลายบทความที่ผ่านมา ผมมักเริ่มจากการเล่า Manual Process ก่อนเสมอ ว่าตอนนี้เราทำงานกันอย่างไร เพราะลำดับมันเป็นแบบนี้ครับ

1. Manual Process คือขั้นตอนที่คนทำอยู่ตอนนี้
2. Repeat Manual Process คือขั้นตอนเดิมที่คนทำซ้ำได้เหมือนกันทุกครั้ง
3. AI Automation Process คือขั้นตอนที่ทำซ้ำได้นั้น แต่เปลี่ยนให้เครื่องมือทำแทนคน

จุดที่หลายคนพลาดคือกระโดดจากข้อ 1 ไปข้อ 3 เลย โดยข้ามข้อ 2 ไป ทั้งที่ข้อ 2 คือหัวใจของเรื่องนี้ครับ

🧱 ลองทำให้กระบวนการทำงานปัจจุบันทำซ้ำได้

ส่วนนี้เป็นเนื้อหาหลักของบทความครับ ผมจะพาทำทีละขั้น พร้อมตัวอย่างประกอบ

ขั้นแรก ถามคนที่ทำงานนั้นจริงๆ ว่ามีขั้นตอนอย่างไร และแต่ละขั้นทำไมถึงทำแบบนั้น เพราะทุกขั้นตอนมีเหตุผลของมันเสมอ อย่าเดาเอาเองจากที่นั่งของเจ้าของครับ

ขั้นที่สอง เอาขั้นตอนที่ได้มาวาดเป็นแผนภาพ แบบไหนก็ได้ที่คุณดูแล้วเข้าใจง่าย พนักงาน 1 คนมักมีหลายกระบวนการในมือ พอวาดออกมาคุณอาจจะเห็นเลยว่ามีขั้นตอนบางอย่างซ้ำกันอยู่ในหลายกระบวนการของคนเดียวกัน

ขั้นที่สาม ตรวจว่าขั้นตอนนั้นทำซ้ำได้จริงไหม ลองดูตัวอย่างนี้ครับ สมมติว่าวันนี้มีขั้นตอนการทำงานแบบนี้

คุณถามพนักงานว่า ถ้ามี A เข้ามา 100 ครั้ง ทุกครั้งจะทำ B แล้ว C แล้ว D แบบนี้เลยใช่ไหม

ถ้าตอบว่าใช่ แปลว่ากระบวนการนี้ทำซ้ำได้ จบครับ

แต่ส่วนใหญ่จะได้คำตอบว่า ไม่ครับ ถ้า A เข้ามาแล้วมีบางอย่างเป็นแบบนี้ ต้องแวะไปทำอีกขั้นก่อน พอได้คำตอบแบบนี้ คุณก็เอาเงื่อนไขนั้นใส่ลงไปในแผนภาพ

แล้วถามคำถามเดิมอีกรอบ ถ้าเปลี่ยนเป็นแบบนี้แล้ว ทุกครั้งที่ A เข้ามาจะได้ขั้นตอนแบบนี้ใช่ไหม ถ้าใช่ก็จบ ถ้ายังไม่ใช่ ก็เพิ่มเงื่อนไขแล้วถามซ้ำไปเรื่อยๆ จนกว่าจะได้คำว่าใช่ครับ

ก่อนไปส่วนถัดไป ลองหยิบงานหนึ่งอย่างในธุรกิจของคุณมาวาดตามตัวอย่างนี้ดูครับ แล้วถามตัวเองว่า ถ้างานชิ้นนี้เข้ามา 100 ครั้ง ขั้นตอนเหมือนกันทั้ง 100 ครั้งไหม ถ้ายังตอบไม่ได้ แปลว่ายังมีเงื่อนไขที่คุณยังไม่รู้ซ่อนอยู่

🔧 ลองเลือกเครื่องมือให้ตรงกับแต่ละขั้นตอน

พอได้กระบวนการที่ทำซ้ำได้แล้ว ขั้นสุดท้ายคือเลือกเครื่องมือ จะเป็น AI หรือ Automation ก็ได้ ขอแค่เหมาะกับปัญหาของขั้นตอนนั้น ไม่ต้องใช้เครื่องมือเดียวกันทั้งกระบวนการครับ

กลับไปดูแผนภาพเดิม

• จาก A ไป B เป็นขั้นตอนที่ไม่ต้องวิเคราะห์อะไร แค่ทำตามลำดับ ส่วนนี้ใช้ Automation มาทำแทนคน
• จาก B ไป C มีการตัดสินใจว่า ถ้าเจอบางอย่างต้องไป B1 ก่อน ถ้าไม่เจอก็ไป C ได้เลย ส่วนนี้ต้องวิเคราะห์ เราอาจใช้ AI มาทำแทนคน

หลักคิดง่ายๆ คือ ขั้นตอนไหนทำตามลำดับที่กำหนดได้เลย ใช้ Automation ขั้นตอนไหนต้องดูเงื่อนไขแล้วตัดสินใจ ค่อยใช้ AI

และเพราะเราทดสอบกระบวนการมาแล้วว่าทำซ้ำได้ ทุกครั้งที่ A หรือ B เข้ามาแล้วผ่านขั้นตอนที่เราวางไว้ ผลลัพธ์ที่ได้ก็ต้องเหมือนกับที่พนักงานทำเองครับ

🎯 สรุป

การเริ่มใช้ AI Automation ในธุรกิจไม่ได้เริ่มจากการเลือกเครื่องมือ แต่เริ่มจากการเข้าใจกระบวนการทำงานปัจจุบันของคนในทีม ถามให้รู้ว่าทำอะไร ทำไม วาดออกมาให้เห็น แล้วทดสอบด้วยคำถามเดียวว่า ถ้าเข้ามา 100 ครั้ง ทำเหมือนกันทั้ง 100 ครั้งไหม พอได้คำตอบว่าใช่ กระบวนการนั้นถึงพร้อมให้เครื่องมือเข้ามาทำแทน

ขั้นตอนที่ไม่ต้องคิดให้ Automation ทำ ขั้นตอนที่ต้องตัดสินใจตามเงื่อนไขค่อยให้ AI ทำ แล้วผลลัพธ์จะออกมาเหมือนที่พนักงานทำเองทุกครั้ง

กระบวนการที่ทำซ้ำได้เหมือนเดิมทุกครั้ง คือจุดเริ่มต้นของ AI Automation ในธุรกิจ